1. Como cambiar un Articulo de Grupo?

Los artículos no se pueden cambiar de grupo después de que han sido grabados en nuestro software de contabilidad. En caso de ser necesario cambiarlo deberá realizar los siguientes pasos

  1. Efectuar una SALIDA de ARTICULOS  de toda la existencia de dicho artículo en todas las bodegas creadas.
  2. Deshabilitar el articulo por el CONTROL DE INVENTARIOS.
  3. Crear de nuevo el artículo en el grupo correcto.
  4. Realizar la ENTRADA de ARTICULOS para restablecer la existencia de los artículos en cada bodega.

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2. Por que salen facturas de otros clientes en CAJA diferentes al cliente que se esta consultando?

Este no es un error del sistema de facturacion ni una falla del software administrativo. Lo que sucede es que existen clientes que han sido grabados con el mismo documento de identidad y el sistema de caja trae todas las facturas pendientes del cliente seleccionado y de todos aquellos que tengan el mismo documento de identidad. Es de vital importancia ingresar la cedula o NIT correcto de los clientes cuando se les venda a crédito para evitar esta confusión.

Debe ingresar a CONSULTAS - CLIENTES y editar todos los clientes que presenten dualidades en el documento de identificación.

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3. Por que me sale la factura corrida hacia un lado, mas pequeña o desconfigurada?

Nuestro Programa Contable funciona a traves del navegador MOZILLA FIREFOX y este debe estar correctamente configurado para que la impresión de documentos contables salga bien.

  1. Abra una nueva ventana con su navegador Firefox.
  2. En el Menú ubique Archivo - Configurar página....
  3. Configure las opciones como se muestra a continuación:

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4. Por que me da diferente el CUADRE de CAJA con el reporte de VENTAS?

IMPORTANTE: El CUADRE DE CAJA es un documento INTERNO que hace parte del control del negocio y su principal objetivo es el de saber la cantidad que debe entregar cada CAJERO en los diferentes MEDIOS DE PAGO. Este documento NO debe usarse para conocer las VENTAS de su negocio, pues las VENTAS TOTALES de su negocio son la SUMA de las ventas realizadas por TODOS LOS CAJEROS de CONTADO y a CREDITO, en cambio los cuadres de caja solo toman los RECIBOS de CAJA (Recaudos) de las ventas de CONTADO y los ABONOS a ventas crédito de días anteriores.
Lo correcto: Para conocer las VENTAS DIARIAS de su negocio debe usar el COMPROBANTE INFORME DIARIO que exige la DIAN y que puede generar con el PRIMER ICONO de izquierda a derecha.

Tambien se debe tener en cuenta los horarios en caso de Bares y Discotecas, puesto que aunque para el CUADRE DE CAJA se toma desde la hora de apertura hasta la hora de cierre del día siguiente, para la contabilidad el día va de las 00 hasta las 23:59. Esto siempre ha sido así desde la concepción del programa y no ha cambiado por ninguna actualización.

En conclusión, los cuadres de caja nunca darán los mismo resultados si se comparan con los demás reportes de ventas por las siguientes situaciones:

  • Los cuadres de caja solo manejan las VENTAS DE CONTADO y los abonos a ventas crédito e días anteriores. Los reportes de ventas tienen en cuenta TODAS las ventas de contado y crédito y no tienen en cuenta recaudos de ninguna clase.
  • Los cuadres de caja pueden agrupar ventas con días diferentes y los reportes de ventas por días solo van de las 00 a las 23:59
  • EL reporte por GRUPOS de IVAS tiene el mismo comportamiento de los reportes de ventas y por ello no se debe comparar con el cuadre de caja.

Para conciliar internamente dineros con los cajeros use el cuadre de caja, para la contabilidad del negocio use el reporte de producción o de ventas consolidadas.

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5. Como genero un BACKUP (Copia de Seguridad) de mi sistema y de mi informacion?

Nuestro Servicio de Actualizaciones y Soporte le permite mantener un backup de su sistema diariamente de manera automática en nuestro servidor usando una conexión a Internet. Con esta excelente funcionalidad de nuestro software contable podrá recurrir a ese backup en cualquier momento que se presente una pérdida de información por algún motivo fortuito.

De todas maneras usted podrá realizar estas opciones manualmente en nuestro software de contabilidad en el menú de CONFIGURACION - BASES DE DATOS.

Crear Copia de Seguridad
Permite almacenar en el servidor una copia de seguridad de la base de datos actualizada al momento de la creación de la misma. Es responsabilidad del administrador mantener esta información almacenada en otros equipos o medios como CDs, DVDs o Correo electrónico, ya que si el disco duro del servidor se daña o es hurtado no quedara esta información disponible. Nuestro software ofrece la posibilidad de guardar los backups en nuestro servidor de Internet y se debe pagar una tarifa en el caso de que se requiera hacer uso de ellas.

Restaurar Copia de Seguridad
Esta sección permite recuperar la información del sistema con la copia de seguridad mas reciente que haya disponible (de aquí lo importante de mantenerlas actualizadas). La Copia de seguridad es un archivo cifrado que contiene toda la base de datos y que se podrá seleccionar desde el disco duro del servidor u otro medio de almacenamiento. Si se requiere hacer uso de una copia grabada en nuestro servidor de Internet se debe solicitar expresamente al proveedor y este dará las indicaciones respectivas.

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6. Como grabo los abonos de los clientes a las facturas a credito?

Se hace igual como si se fuera a cancelar toda la factura pero NO se ingresa el valor total sino el valor que el cliente paga (abono). El sistema le preguntará si está seguro de hacer un abono y usted dará aceptar. Esto genera un recibo de caja por el abono y la próxima vez que entre a cancelar el resto de la factura le aparecerá pendiente solo el saldo. Este proceso es muy sencillo en nuestro programa contable, mediante avisos se le ira confirmando cada paso del proceso.

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7. Como ingresar los FLETES de una venta? en la Factura directamente o en un gasto?

A algunos clientes se le cobra los fletes directamente en la factura pero hay otros que los pagan directamente al transporte. Sin embargo, ocurre que algunas veces al momento de pagar la factura que está pactada con el flete incluido, el cliente se descuenta dicho flete y no lo paga. En este caso, si el cliente no respeta el pago del flete según lo pactado, entonces para el negocio es un GASTO que se debe registrar por la utilidad de Gastos del menú de cartera. Esto se debe hacer así aunque sea claro que el cliente no les está pagando el 100% de la obligación, por ello se compensan ingresando un gasto para que en el PYG se reste.

En cualquiera de los casos en que el cliente no nos reconozca el flete se debe recaudar el 100% de la factura en Caja y luego se ingresa el gasto por el modulo de cartera.

En caso de que el cliente pague el flete incluido en la factura no habrá que hacer nada más en el sistema de contabilidad.

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8. Por que se pueden encontrar en el reporte de producción facturas sin iva?

Esto pasa posiblemente por que algunos artículos NO estan grabados con el iva correspondiente. Se debe verificar los artículos con una cuenta de administrador en el control de inventarios (Menú Almacén) utilizando el filtro de [Sin iva en el precio de venta] como se muestra a continuación. El porcentaje de iva se establece al lado del precio de venta de la lista.

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9. Por donde puedo mirar la cartera, lo que me deben mis clientes?

Este reporte lo puede encontrar en nuestro software contable en el Menú de Reportes - Reporte de Cartera Pendiente, o con el icono que se enmarca en el recuadro verde en la imagen a continuación.

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10. Por donde puedo mirar los articulos Vendidos y Comprados?

Nuestro software contable tiene una excelente utilidad que se llama KARDEX Electrónico. Esta utilidad la puede encontrar en el Menú de Almacén- Kardex Electrónico para Artículos.

Con esta utilidad podrá consultar la HISTORIA de cada artículo desde que se crea, compra, vende y/o devuleve. Además, podrá ver cuando participa en una Entrada, Salida, Trasaldo, Modificación, Anulación, Etc.

Si usted maneja varias Bodegas entonces también podrá ver el comportamiento de las cantidades que entran y salen por cada bodega para cada movimiento del artículo.

Si quiere ver un historico de los artículos VENDIDOS con el Costo y Precio de Venta, puede usar el KARDEX con el filtro de [MOVIMIENTO = Ventas] y aparecerán 3 columnas nuevas con el Precio base y el Vendedor asociado. Esto es muy útil cuando se pagan comisiones diferentes por cada artículo.

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11. Por que no me salen los Egresos y Abonos a CXP en el Cuadre de Caja?

Para que los Egresos y Abonos a CXP salgan en el Cuadre de Caja del Software Contable Orion Plus se deben cumplir estas condiciones:

  • Ser realizados por el mismo usuario del cual se realiza el cuadre de caja.
  • Deben ser pagados con CAJA (Efectivo)
  • Deben grabarse en el sistema con la misma FECHA de PAGO del CUADRE DE CAJA y ANTES de que se cierre el día de caja.

En conclusión, si usted graba GASTOS o ABONOS a CXP en fechas posteriores a la fecha de pago real, aunque en la fecha de pago ingrese la fecha real de pago, estos no saldrán en el cuadre de caja con fecha igual a la fecha de pago puesto que este día ya habría sido cerrado.

Ejemplo ilustrativo.
El día 20 de Junio de 2012 al entrar al Orion se cierra el día de caja abierto el día 19 de Junio por el usuario 0001. Este cierre tendrá todas los recaudos efectuados y todos los egresos grabados el 19 de Junio con fecha de pago del 19 de Junio. Si posteriormente, por ejemplo el día 21 de Junio o cualquier día en adelante, se graban egresos o se hacen abonos a CXP con fecha de pago del 19 de junio, estos NO quedarán en el cuadre de caja del día 19 de junio puesto que la caja ya fue cerrada hace varios días. Sin embargo, en el programa si quedarán grabados esos movimientos para la contabilidad.

Notese el recuadro rojo que cubre las columnas PAGADO y GENERADO donde se ratifica la situación expuesta en el ejemplo en la cual los gastos se generan en una fecha posterior a la fecha de pago y por ello no saldrían en el cuadre de caja. Los que estan con linea AZUL no saldrían y los que están con linea VERDE si.