Cómo hacer para emitir FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?

 

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel y debe contener la misma información. Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico xml (Extensible Markup Language o Lenguaje extensible etiquetado) de acuerdo a lo establecido por la DIAN en Colombia.

El proceso es sencillo, favoreciendo  el comercio electrónico, eliminando costos de documentación interna y almacenamiento, y agiliza la manera en que puede recuperarse la información   

 

1. Escoger su Software Contable Propio o un Proveedor Tecnológico

Nuestro software contable – administrativo ORION PLUS ® cuenta con las herramientas necesarias y al alcance del bolsillo de nuestros clientes para garantizar a cabalidad el cumplimiento de lo exigido por la DIAN para facturación electrónica.

Si bien es cierto que existen aproximádamente 60 proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN para prestar servicios de factura electrónica, la DIAN NO ha exigido el uso de un tipo de software único, sino la aplicación de una serie de normas y recomendaciones técnicas para el buen funcionamiento de las plataformas que prestan los servicios de factura electrónica

Entre las ventajas con las que cuentan nuestros clientes están:

  • Eliminar costos adicionales con la contratación de un proveedor nuevo así argumente estar autorizado por la DIAN. 
  • Evitar migración de información ya almacenada en nuestro software a otro servidor ahorrando tiempo y costos
  • Eficiencia, soporte, confianza y sobretodo SEGURIDAD en el manejo de su información en una plataforma ya conocida por usted
  • Una vez escogido nuestro programa, nosotros nos encargaremos de los otros pasos del proceso!

 

2. Enviar Factura Electrónica a la DIAN

Independiente de si decide generar las facturas electrónicas directamente con su software propio o a través de un proveedor tecnologico, el envío de la factura electrónica a la DIAN se debe hacer en un plazo maximo de 48 horas después de emitida.

La DIAN realizará una validación técnica y procedera con un acuse electronico de exito o rechazo. Una vez recibida y validada por la DIAN, la factura electrónica tendría reconocimiento tributario.

Esta factura gracias al número de identificación único (CUFE), será inlcuida una base de datos especial por parte de la DIAN, contribuyendo finalmente al objetivo principal de este proceso que es facilitar la transparencia en el factoring del país.

 

3. Enviar factura electrónica al adquiriente comprador.

Ya con la factura debidamente validada y aceptada por la DIAN, el emisor deberá enviar la factura al adquiriente quien a su vez tendrá un plazo determinado para aceptar o rechazar el documento.

Pero, debo enviarla en Formato Electrónico o Gráfico?

El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico de generación (UBL – XML), siempre que:

a) El adquirente también expida factura electrónica, por tratarse de un obligado a facturar electrónicamente en el ámbito del presente Decreto.

b) El adquirente, no obligado a facturar electrónicamente en el ámbito de este Decreto, decida recibir factura en formato electrónico de generación.

El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar al adquirente una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital. En este último caso deberá enviarla al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente o ponerla a disposición del mismo en sitios electrónicos del obligado a facturar electrónicamente, cuando se trate de:

  1. Obligados a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, que no se encuentran obligados a facturar electrónicamente y que no optaron por recibirla en formato electrónico de generación.
  2. Personas naturales o jurídicas, no obligadas a facturar según el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, o que solamente tienen la calidad de adquirentes, que no hayan optado por recibir factura electrónica en formato electrónico de generación.

La representación gráfica de la factura electrónica contendrá elementos gráficos como códigos de barras o bidimensionales establecidos por la DIAN, para facilitar la verificación ante la Entidad por el adquirente y las autoridades que por sus funciones lo requieran.

Para efectos de la representación gráfica de la factura electrónica en formato digital, los obligados a facturar electrónicamente deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

 

4. Guardar una copia de la factura electrónica.

El emisor siempre deberá guardar una copia de la factura en formato electrónico por el tiempo que determine la ley. En todo caso, ya no será necesario almacenar documentos impresos y es allí donde se ahorra una gran cantidad de dinero en impresiones, espacio y custodia.

 

5. Acuse de recibo por parte del adquiriente

El adquiriente comprador esta obligado a emitir un acuse de recibo usando los mecanismos acordados entre las partes. Este acuso no ha sido reglamentado por la norma asi que es de libre decisión  implementación. Por ejemplo, este acuse podría emitirse a través de correo electrónico. No obstante, También existe un esquema XML para la parametrización del acuse de recibo, que no es obligatorio, pero que también puede encontrarse en el Anexo de la misma Resolución 000019 de febrero de 2016.

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