Paso a paso Orión PLUS para Facturación Electrónica en Colombia

Entendiendo que este proceso esta lleno de dependencias con la DIAN, la ley, los proveedores tecnológicos (PT) y las casas de software, hemos detallado este paso a paso para que nuestros clientes tenga claro todo el proceso desde la solicitud hasta el paso a producción. Todo este proceso se ha ajustado a la normatividad vigente con el modelo de VALIDACIÓN PREVIA (ubl 2.1) y la Resolución 64 de 2019.

El tiempo aproximado TOTAL del proceso es mínimo 2 semanas. Por favor tenga en cuenta estos tiempos de acuerdo a su fecha máxima de salida a producción estipulada por la DIAN. 

Etapa 1: Cotización, documentación y firma de contratos

(Duración aprox: 1 semana)

Esta etapa es de documentación y pago de los valores involucrados. Nuestro personal le asistirá paso a paso durante todo este proceso. Por favor actúe con prontitud ya que puede tomar hasta 10 días.

  1. El cliente hace la solicitud de cotización formal.
  2. El cliente autoriza la cotización de la implementación y envía el comprobante del pago respectivo.
  3. Enviar al cliente formulario inscripción ante el Proveedor Tecnológico (PT). Una vez el cliente envíe todos los documentos solicitados y el formulario diligenciado se verifican y se envian al PT.
  4. Enviar al cliente el contrato Modelo de Confianza del PT necesario para tramitar el Certificado Digital con un costo preferencial. Una vez el cliente envíe todos los documentos solicitados y el contrato firmado se verifican y se envían al PT.
    Importante: El certificado digital por parte de ANDES se tarda aproximádamente 7 días en ser generado por lo cual NO es posible pasar a producción en un tiempo menor a estos 7 días sumados a los tiempos de cada una de las etapas.
  5. Solicitar el Logo que saldrá en los PDF de los documentos tributarios electrónicos del cliente.
  6. Enviar al cliente la Guía inscripción ante la Dian. Con esta guía el cliente se registra en el portal de la DIAN como facturador electrónico y elige a nuestro PT.
    Importante: Es MUY recomedable que este proceso lo asista su contador(a) ya que por lo general son ellos los que manejan las claves de acceso y terminología. El manual que se envía contiene toda la información necesaria para realizar este proceso.
  7. Realizar la activación del Modulo de Facturación Electrónica en la licencia del cliente en nuestros sistemas.

Etapa 2: PRUEBAS de la facturación electrónica

(Duración aprox: 1 semana)

En esta etapa se realizan configuraciones en la Dian, el proveedor Tecnológico y Orión PLUS para emitir documentos de prueba.

  1. El cliente debe realizar los pasos de la Guía inscripción ante la Dian. Este proceso se realiza en menos de una hora. Notificar a ABP soluciones la culminación de este paso como se indica en la misma guía que recibirá.
    IMPORTANTE: Uno de los pantallazos de la guia solicita que salga el texto verde que contiene el siguiente texto:
    Su empresa se encuentra en el proceso de pruebas de validación, el set de pruebas se encuentra En proceso.
    Usted debe proporcionar el identificador del set de pruebas (TestSetId) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
  2. ABP Soluciones notifica al Proveedor tecnológico (PT) para que este habilite al cliente en el ambiente de pruebas y generar un certificado digital (gratis) para estas pruebas. Este proceso puede tomar hasta 48 horas contando con que el cliente efectivamente haya enviado el logo requerido en la sección de documentación.
  3. Una vez nuestro PT nos confirma que esta todo listo, procedemos a actualizar y activar el modulo de facturación electrónica en el Orión PLUS. Este proceso es rápido, puede tomar menos de 1 hora contando con la disponibilidad y programación oportuna del cliente que incluye  asistencia al cliente en la activación y uso del módulo.
    Importante: Para el proceso de activación del módulo es necesaria la presencia de contadores y administradores para poder suministrar la información requerida por el sistema relación al RUT, unidades de medida, correo para notificación de pruebas y para aceptar los términos y condiciones.
  4. El cliente tendrá varios días para probar suficientes facturas y notas con el módulo de pruebas. Este módulo de pruebas se desarrolló pensando en que NO afecte la contabilidad ni inventarios del cliente por lo que usa las facturas y notas YA generadas como plantillas para genera las de prueba de FE.
    Importante: La pruebas durarán hasta el paso producción. La cantidad de días depende de la anticipación con la que el cliente llegue a esta etapa antes de su fecha máxima para inicio a producción establecida por la DIAN.

Etapa 3: Paso a PRODUCCION del módulo de Facturación Electrónica del Orión PLUS.

(Duración aprox: 1 día a partir de la fecha establecida en el punto 3)

En esta etapa se realizan procesos que involucran a la DIAN, al PT, al Cliente y a ABP Soluciones. Es importante tener claridad de las dependencias para llevar el proceso de manera ágil y saludable.

  1. Durante los días de pruebas, se solicita al PT que genere de manera masiva los documentos requeridos por la DIAN para pasar a producción y cumplir con el requerimiento de la norma. Esto no tiene nada que ver con los documentos que el cliente haya emitido, esos ya han pasado su proceso por la DIAN. Esto es algo masivo para poder avanzar al paso siguiente.
  2. Una vez nuestro PT realice el punto anterior (pueden ser hasta 48 horas), el cliente entra al portal de la DIAN para eligir la fecha de inicio como facturador electrónico. Estos son los pasos 1 y 2 de la Guía paso a producción DIAN que será enviada en su respectivo momento. Recuerde que los pasos 3 y 4 de la Guía paso a producción DIAN se realizan como se detalla el punto 3 a continuación.
    IMPORTANTE: Por favor poner una fecha por lo menos 5 días antes de la fecha máxima. Además, esta fecha NO puede ser antes de la vigencia de los certificados que por lo general se emiten con vigencia 5 días antes de la fecha máxima. Es MUY recomedable que este proceso lo asista su contador(a) ya que por lo general son ellos los que manejan las claves de acceso y terminología. El manual que se envía contiene toda la información necesaria para realizar este proceso.
  3. El día elegido para iniciar el paso a producción, la DIAN va a enviar un correo al cliente indicando que el RUT ha sido actualizado con la responsabilidad 52 como facturador electrónico. En este mismo momento, el cliente debe entrar al portal de la dian MUISCA  solicitar su nueva resolución de facturación electrónica de la misma manera que lo hace para computador o pos. Esto se explica en la adjunto también en la Guía paso a producción DIAN en el punto 3. Lo importante es elegir tipo ELECTRÓNICA.
    IMPORTANTE: se recomienda que de una vez generen resolución POS y de CONTINGENCIA.
  4. Luego de tener la resolución electrónica, se debe esperar entre una y dos horas para que el portal de facturación electrónica de la DIAN permita asociar los rangos al proveedor tecnológico como se indica en el punto 4 de la Guía paso a producción DIAN. Con esto habremos terminado todo lo que respecta a la DIAN.
  5. Ahora se debe esperar a que el proveedor tecnológico reciba la confirmación del punto 4 desde la DIAN para poder pasar al cliente a producción en su plataforma. Recordar que esto debe ser congruente con la fecha del certificado.
  6. Cuando el PT nos da el OK (mismo día si se hace el punto 4 temprano), nos envía una llave técnica necesaria para ingresar en la resolución de facturación electrónica en el Orión que permite autenticar al cliente con el sistema de la DIAN por cada factura que se envíe.
  7. Con la llave técnica ya tenemos luz verde para dar al cliente nuestro código de producción para que pueda realizar el proceso de paso a producción en el Orión.
  8. Enviar el Contrato final de ABP SOLUCIONES - ORION al cliente para que lo devuelva firmado digitalmente. 
  9. Una vez recibido este contrato firmado, se contacta al cliente para asistirlo en el paso a producción del módulo de facturación electrónica, registro de las resoluciones en el sistema, capacitación y generación de la primera factura electrónica válida.

Estimado cliente, por favor tenga presente que este es un proceso que depende de muchos factores y partes involucradas. Gracias.