A quién confiarle mi Factura Electrónica en Colombia?

Antes que nada, queremos asegurarle que en este artículo encontrará la respuesta sin necesidad de estar navegando entre links y publicidad. Lo que queremos es informarlo y llenarlo de herramientas para tomar una decisión sabia.

Mucho se ha especulado acerca de la Factura Electrónica en Colombia y su inminente y cada vez más cercana llegada de manera obligatoria para nuestro país el 1 de enero de 2019. Así que muchos estarán inseguros de qué es? Cómo funciona? Quiénes estarán obligados a hacerlo? Entre otras incógnitas

Pero si hay algo que realmente ha hecho surgir dudas es  A Quien Confiarle Mi Factura Electrónica? Y Cuánto me va a costar?? Es por esto que hemos decidido responder éstas incógnitas con la mayor sinceridad y detalle para que se aseguren que nuestro software contable ORION PLUS ® es su mejor y más económica opción en el mercado actual.

Empecemos por aclarar lo siguiente. Existen 3 opciones para facturar electrónicamente en Colombia que están sobre la mesa. Después de que comprenda las 3 opciones, le mostraremos como sacamos lo mejor de estas para hacer una fusión ideal para usted con el software de contabilidad Orión PLUS:

  1. Directamente a través de su software (no recomendado):

    Puede adquirir algún módulo o desarrollarlo directamente en su programa cumpliendo con toda la especificación de la DIAN y presentar las facturas electrónicas directamente. Si bien esto puede ser un beneficio económico en el futuro, también puede suponer grandes dificultades al principio y un desgaste constante con cada nueva reglamentación que surja. Además, debe tener en cuenta los gastos anuales de la firma electrónica, costos de almacenamiento en la nube, servicios tecnológicos asociados, etc.

    Como casa desarrolladora de software, tenemos toda la experiencia para asegurarle que desarrollar y mantener un software no es fácil ni mucho menos económico. Constantemente recibimos clientes que han invertido gran cantidad de tiempo y dinero para hacer su propio software y a la final no logran lo deseado y terminan comprando un software ya desarrollado.

  2. Proveedor tecnológico (una opción segura, rápida pero no tan económica):

    A la fecha existen más de 60 proveedores tecnológicos avalados por la DIAN. Usted podría facturar tranquilamente con cualquiera de ellos. Sin embargo, es importante que tenga en cuenta estos aspectos a la hora de decidir:

    • La mayoría de los proveedores tecnológicos esta aprovechando para cobrar unas sumas importantes por concepto de implementación y hacen contratos a varios años.
    • Los paquetes de facturas pueden llegar a costarle hasta $ 700 por factura cuando son volúmenes medios bajos.
    • De todas maneras, usted tendrá que tener parte de lo explicado en la opción 1 para poder lograr la  comunicación de su software con el proveedor tecnológico. Recuerde que estos son procesos electrónicos que se hacen en tiempo real y siempre se requiere algún tipo de implementación para unir las 2 plataformas.
    • Si tiene un software comercial, seguramente ellos le cobrarán por algún módulo o implementación.

    En conclusión, esta opción trae bastantes costos asociados en contraprestación a la rapidez y relativa facilidad de la implementación toda vez que se requiere un sistema que permita generar la información de acuerdo a como la solicita el proveedor y un sistema de interconexión entre el cliente y el proveedor. 

  3. Usar el software gratuito de la DIAN (no recomendado):

    A partir del mes de julio de 2018 la DIAN habilitó una herramienta que describen como sencilla, donde los clientes podrán ingresar los datos de las facturas y registrarlas electrónicamente. A pesar de ser gratuito, esta opción es muy costosa en tiempo ya que requiere realizar un  doble proceso:  una vez en su software contable y otra vez en el programa de la DIAN.  Adicionalmente, puede incurrirse en errores de tipografía lo cual puede ser muy delicado y conllevar a sanciones. La DIAN ha manifestado claramente que esta herramienta NO se interconectará con ningún ERP (software del cliente).

 

Y que tal una fusión de las 2 primeras opciones?

Pues bien, para el software contable Orión PLUS se ha tomado una decisión que consideramos excelente para nuestros clientes existentes y para todos aquellos que decidan adquirir nuestro software en el futuro. Así de sencilla es nuestra solución:

Primero, el módulo de generación de la factura electrónica y la interconexión con el proveedor tecnológico ya esta desarrollada y estará disponible para usted próximamente. Este módulo es rápido, seguro, y confiable como todas las herramientas del programa. Esta totalmente integrado al programa con lo cual usted no deberá hacer ninguna instalación diferente a las ya acostumbradas actualizaciones del sistema.

Segundo, una alianza estratégica con un proveedor tecnológico con la experiencia requerida y todas las garantías necesarias para que usted pueda estar tranquilo y 100% asesorado en todo este proceso.

Pero entonces, por qué me beneficio con la propuesta de Orión PLUS?

Porque es una alianza excelente ya que hemos buscado una opción de proveedor tecnológico económica en la que el software contable Orión PLUS podrá cobrar por cada factura un valor justo de acuerdo al mercado o incluso más económico gracias al volumen que vamos a centralizar. Además, todo el módulo de factura electrónica estará optimizado para intercambiar información con nuestro proveedor tecnológico aliado y esto no tendrá ningún costo adicional para usted.

Entonces, cuanto me valdrá cada factura electrónica?

Los valores y explicación detallada del proceso lo puede encontrar aquí.

Entonces, por que es diferente este proveedor?

  • Tiene experiencia en varios países latinoamericanos.
  • Ya tiene varios clientes facturando electrónicamente en Colombia.
  • NO amarra a los clientes con contratos ya que el contrato lo firmamos nosotros con el proveedor y el cliente con nosotros. Esto es MUY IMPORTANTE. Usted no tendrá que pagar penalidades ni clausulas de permanencia con este proveedor. Quiere decir que si encuentra una solución más eficiente entonces esta libre para ejecutarla sin costos adicionales.
  • Ofrece almacenamiento gratuito de las facturas electrónicas mientras este vigente la relación contractual. Esto es responsabilidad del facturador electrónico pero nuestro proveedor nos extiende este beneficio.

Como podría disminuir aún más el costo de cada factura electrónica?

Estamos haciendo todos los esfuerzos tecnológicos y comerciales para lograr este objetivo. Es importante que tenga en cuenta que esto es la novedad y siempre que sale algo nuevo inicia con costos altos. Con el pasar de los meses aumentará la oferta de proveedores tecnológicos y serán más eficientes las plataformas y con seguirdad los precios bajaran como cualquier otro producto cuyos precios serán definidos por la oferta y la demanda. Como ya hemos mencionado antes, cada peso que logremos reducir con el proveedor tecnológico aliado será trasladado a nuestros clientes. Nuestra alianza comercial esta enmarcada en un modelo de comisiones por volumen y gracias a la gran cantidad de clientes que tenemos podemos tener buen poder de negociación.

Entonces por qué Orion PLUS no ofrece el envío directo de las facturas a la DIAN o se constituye como proveedor ténologico?

La respuesta es una sola: responsabilidad. Para nosotros esto también es nuevo y tiene implicaciones muy delicadas incluyendo la fiscal. Nos estamos preparando para asumir esta responsabilidad a lo largo del proceso. Estamos 100% dispuestos a aprender todos los por menores y prepararnos para dar este paso en el futuro cercano y así poder ser más económicos que cualquier oferta y trasladar ese beneficio a nuestros clientes. Además, consideramos que varios proveedores tecnológicos están simplemente aprovechando el momento y no están bien preparados para semejante responsabilidad. Nosotros no queremos ser parte de eso y queremos entrar cuando estemos seguros de que daremos el mejor producto a nuestros clientes ya sea como proveedores tecnólogicos o como plataforma para enviar las facturas directas desde su programa contable Orion PLUS.

Consideraciones Importantes $$$ !!  

costos factura electronica

  • Todas las opciones enunciadas anteriormente requieren INTERNET.
  • Para cualquiera de las opciones se recomienda mínimo 3 meses de pruebas antes del 1 de Enero de 2019. Es decir, a más tardar en octubre de 2018 ya debe poder iniciar el empalme y pruebas.
  • La opción sugerida por ORION PLUS es obviamente la más recomendada por nosotros ya que el  COSTO TOTAL MARGINAL por factura será muy comodo y obtendrá un ahorro en gastos como por ejemplo lo manifestado en el decreto 2242 en su artículo 3 sobre el certificado digital para firmar las facturas electrónicas. Este tiene un valor aproximado de $800.000 por año con certicámara pero a través de nuestro proveedor podrá obtener un precio muchísimo menor agracias a un convenio que tiene con los certificadores.
  • La opción 2 del proveedor tecnológico puede tomarla con cualquiera aun teniendo el software contable Orion PLUS. Sin embargo, debe tener en cuenta que en este escenario deberá adquirir por aparte el módulo de factura electrónica con nosotros y reconocer unos costos adicionales por conceptos de interconexión e integración con el proveedor tecnológico. Adicionalmente, siendo tantos los proveedores y tan variados sus requerimientos, cada empalme puede ser muchísimo más lento y costoso para usted.

Conclusión

Con Orion PLUS nuestros clientes podrán utilizar cualquiera de las 3 opciones disponibles. En cuanto a la decisión entre factura directa desde el Orión PLUS a través de nuestro proveedor o  través de un proveedor tecnológico de su elección, dependerá del resultado de un análisis de costo proyectado según su volumen de facturación y tienendo en cuenta los sobre costos enunciados en cada una de ellas. 

Recuerde que la factura electrónica es un requisito legal que debe cumplir con su software de confianza. NO cometa el error de cambiarse a un software solo por mejorar los costos de facturación ya que puede terminar disminuyendo en control y productividad.

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