PREGUNTAS FRECUENTES FACTURACIÓN

FUENTE: www.dian.gov.co
 

¿Que es la factura?

La factura o documento equivalente es un medio de prueba mediante el cual pueden demostrarse los hechos económicos; sin embargo para que con ella se soporten las partidas a las que se cree tener derecho, es necesario que se cumplan los requisitos mencionados. Ello significa que para el comprador o adquirente del bien o servicio respecto de quien no ha cumplido con la obligación de facturar con el lleno de los requisitos legales la consecuencia será la no aceptación de los costos, deducciones e impuestos descontables que pretendan soportarse con las facturas así expedidas.

¿Quien esta obligado a expedir factura?

El artículo 615 del estatuto tributario establece que para efectos fiscales, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen productos de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la dirección de impuestos y aduanas nacionales.

¿Cuándo se debe expedir la factura?

Una vez se perfeccione la venta o la prestación del servicio, debe expedirse la factura correspondiente.


¿Desde cuándo se cuenta el termino de dos años de vigencia de la numeración de facturas, cuando contra el acto administrativo que la autoriza se interpone el recurso de reposición?

El término de vigencia de la numeración autorizada es de dos años contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo.

¿Cuántas copias de la factura debe conservar el obligado a facturar?

Legalmente la obligación es la de conservar una sola copia de la correspondiente factura. Esto no quiere decir que el obligado no pueda conservar más copias para otros efectos.

¿Se debe exigir factura a una persona que pertenece al régimen simplificado?
No se debe exigir factura a una persona que pertenece al régimen simplificado.

¿Qué fecha deben contener las facturas?
Las facturas deben contener la fecha de su expedición, la cual debe corresponder a la de realización de la operación de venta o de la prestación del servicio.

¿Cuál es la sanción por expedir factura sin el lleno de los requisitos?

Si el obligado está incumpliendo la obligación de expedir factura o documento equivalente sin el lleno de los requisitos legales, será sancionado con la sanción prevista en el artículo 652 del estatuto tributario.

¿Es obligatorio tener en la facturación rangos o prefijos de numeración para cada punto de venta?

Es optativo para el obligado a facturar utilizar prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos, para diferenciar sus operaciones.

¿Están obligados a solicitar autorización para numeración de las facturas, los responsables del régimen simplificado que opten por facturar?

No están obligados a solicitar autorización para numeración de las facturas los responsables del régimen simplificado que opten por expedir facturas.

Una sociedad a quien se le autorizó determinada numeración de la facturación que cambia de razón social, ¿puede seguir utilizando la facturación autorizada o requiere solicitar nueva autorización?

las facturas expedidas deben indicar la razón social de la empresa, por ello en caso de modificación de ésta, deberá solicitarse nueva autorización de las facturas que contengan la razón social inscrita en el registro mercantil.

¿Las facturas que requieren autorización deben tener la numeración consecutiva y ésta debe estar preimpresa?

Las facturas que requieren autorización sí deben tener la numeración preimpresa y en forma consecutiva.

¿Qué diferencia la factura electrónica de la factura por computador?

La factura electrónica según lo establece el inciso segundo del artículo 616-1 del estatuto tributario es documento equivalente a la factura y su utilización corresponde reglamentarla al gobierno nacional.

El artículo 1o del decreto 1929 de 2007 define como factura electrónica la expedida, entregada aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito.

La
factura electrónica se expide, genera y numera por medio de un sistema de facturación por computador, que para efectos de considerarse como factura electrónica, debe entregarla quien la expide al adquirente y conservarla para su posterior exhibición, cumplir con los principios básicos de la ley 527 de 1999 en los términos establecidos en el decreto 1929 de 2007 y los requisitos técnicos contenidos en la resolución 14465 de 2007.


¿El número de la resolución de autorización de facturación debe estar preimpresa en la factura?
No es requisito de la factura, que el número de la resolución de autorización de facturación expedida por la dirección de impuestos y aduanas nacionales se encuentre preimpresa.

El vendedor a crédito que se reserva el original de la factura debidamente firmada y aceptada hasta cuando sea cancelada la obligación que incorpora, esta incumpliendo norma fiscal y es objeto de sanción?
Se cumple la obligación de facturar con la entrega de la copia al comprador

Están obligados los consorcios y/o uniones temporales a expedir factura?

Los consorcios y/o uniones temporales deberán expedir factura cuando en forma directa realicen actividades gravadas.

¿Cuál es la base para calcular la sanción por expedir facturas sin el lleno de los requisitos?
La base para el cálculo de la sanción pecuniaria por facturar sin el lleno de los requisitos señalados en la ley, es el total de las operaciones facturadas en esa forma.

¿De acuerdo con la resolución 8998 de 1998, debe entenderse que se puede facturar sin tener software autorizado?

Quienes estén obligados a expedir factura o documento equivalente no requieren autorización del software de facturación.

¿Las facturas expedidas deben contener la identificación de la persona natural propietaria de un establecimiento, o la del establecimiento comercial?

Las facturas expedidas deben indicar los apellidos y nombre o razón social y nit del vendedor o de quien presta el servicio en la forma como haya sido inscrita en el registro mercantil.

¿Las entidades que emiten documento equivalente a la factura mediante computador, requiere solicitar autorización del software correspondiente?
Quienes estén obligados a expedir factura o documento equivalente no requieren autorización del software de facturación.

¿Qué consecuencia genera el no tener como soporte de los gastos incurridos , la factura de venta con el lleno de los requisitos legales?

Sin perjuicio de la sanción de clausura del establecimiento de comercio para quien estando obligado no expide facturas o lo hace sin requisitos; no serán procedentes en el respectivo periodo gravable, los costos, deducciones e impuestos descontables para quien realiza la erogación.

Los responsables del régimen simplificado están obligados a facturar?
No están obligados a facturar los responsables del IVA pertenecientes al régimen simplificado.

¿Cuándo una empresa tiene varias plantas en diferentes ciudades del país, con facturación en cada una de ellas, puede expedir diferentes clases de facturas?

Cuando una empresa tiene varias plantas en diferentes ciudades del país, con facturación en cada una de ellas, puede expedir diferentes clases de facturas, conservando la numeración consecutiva.

¿Cuándo se modifica y registra ante la cámara de comercio la razón social, de una empresa, se puede seguir utilizando la facturación autorizada con anterioridad a dicho cambio, o se requiere solicitar y expedir nueva facturación?
La factura, debe indicar la denominación o razón social vigente del obligado, por lo que en caso de modificación se deberá solicitar nueva autorización de la facturación que contenga la razón social inscrita en el registro mercantil.

¿Cuál es el documento idóneo para respaldar los costos, deducciones e impuestos descontables en cuentas en participación o cualquier otro caso en donde la parte está constituida pro varias personas quienes en forma proporcional deben participar de dichos conceptos
La factura o documento equivalente es el soporte contable para la aceptación de costos, deducciones e impuestos descontables.

¿El documento equivalente previsto en el artículo 3 del decreto 522 de 2003 es válido como soporte de costos y deducciones?

Se solicita la reconsideración del concepto no 079027 del 18 de noviembre de 2004, en el cual se afirma que los agricultores y ganaderos que vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas están obligados a expedir factura o documento equivalente, si superan los montos de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del IVA para pertenecer al régimen simplificado.

Atendiendo a los argumentos planteados en la solicitud este despacho considera:

la obligación de expedir
factura o documento equivalente, es impuesta por mandato legal, específicamente por el artículo 615 del estatuto tributario, que en su aparte pertinente dispone:
"artículo 615.- obligación de expedir facturas. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes productos de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la dirección general de impuestos nacionales. /.../"

El texto transcrito indica quienes están obligados a expedir factura o documento equivalente, incluyendo no solo a los comerciantes, sino también a las personas que ejerzan profesiones liberales o que presten servicios inherentes a éstas, y a quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera.

El artículo 616-2 del estatuto tributario, al referirse a los casos en los cuales no se requiere la expedición de factura, expresa:
"artículo 616-2.- casos en los cuales no se requiere la expedición de factura. No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado, y en los demás casos que señale el gobierno nacional (negrillas fuera de texto).

Como se observa, el artículo 616-2 supra no exime de la obligación de expedir factura ni a las personas naturales no comerciantes ni a las que vendan bienes o presten servicios excluidos del IVA. No obstante, la misma disposición autoriza al gobierno nacional para señalar en qué otros casos no se requiere la expedición de factura.

Al respecto, el decreto reglamentario 1001 de 1997, en el literal h) del artículo 2° dispuso:

"artículo 2.- no obligados a facturar. Sin perjuicio de lo previsto en el artículo anterior, no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:
...
H) las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado."

Es claro que el decreto 1001 de 1997 exime de la obligación de expedir factura a las personas naturales que vendan bienes o presten servicios excluidos del impuesto sobre las ventas, siempre que no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del IVA para pertenecer al régimen simplificado; es de anotar que el hecho de vender bienes excluidos del IVA y no superar los aludidos topes de ingresos y patrimonio no necesariamente implica que quien realiza la operación es un no comerciante. En consecuencia, la medida va dirigida a pequeños contribuyentes que, teniendo o no la calidad de comerciantes (conforme a las reglas del ordenamiento mercantil), venden bienes o prestan servicios no sujetos al impuesto.

Ahora bien, el artículo 771-2 del estatuto tributario señala como requisito para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables, en el caso de no existir obligación de expedir
factura por parte del vendedor o prestador del servicio, la expedición de documento que cumpla con los requisitos establecidos por el gobierno nacional. En desarrollo de esta disposición, el artículo 3º del decreto reglamentario 522 de 2003 establece:
"artículo 3o. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos..."

Esta norma no exime de la obligación de facturar a las personas naturales no comerciantes que superan los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del IVA del régimen simplificado. Sin embargo, crea un documento equivalente a la factura para el caso específico de las operaciones de venta o prestación de servicios que efectúen todas las personas naturales no comerciantes con responsables del IVA del régimen común. El documento equivalente debe elaborarlo el adquirente responsable del régimen común y su utilización es válida cuando se trata de operaciones efectuadas con no comerciantes, independientemente del monto de los ingresos o el patrimonio de dichas personas, ya que la ley, en este caso, no estableció esa limitación.

En estas condiciones, el alcance del art. 3º del decreto 522 de 2003 es el de una norma especial que, si bien no exime de la obligación de facturar a los no comerciantes, permite la expedición de un documento equivalente a la factura por parte de los responsables del régimen común que adquieran bienes o servicios de personas naturales que tengan esa calidad.

Por lo anterior, es del caso concluir que, sin perjuicio de la obligación de facturar que tienen las personas naturales no comerciantes que superan los montos de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del IVA del régimen simplificado, en la venta de bienes y en la prestación de servicios que efectúen estas personas a los responsables del régimen común es válido como soporte de costos y deducciones el documento equivalente previsto en el artículo 3º del decreto 522 de 2003.


En los anteriores términos, se aclara el concepto no 079027 de 2004.

¿Una entidad sin animo de lucro de carácter religioso debe expedir factura por las donaciones recibidas?

No hay obligación de expedir factura por la entidad beneficiaria por concepto de donaciones recibidas.

¿Están aceptadas las cuentas de cobro como documento equivalente a la factura?

Las cuentas de cobro no están aceptadas como documento equivalente a la factura,

¿Las entidades que pertenecen al régimen tributario especial están obligadas a expedir factura?

Las entidades que pertenecen al régimen tributario especial están obligadas a expedir factura cuando realicen alguna de las operaciones en las cuales por expresa disposición legal deba cumplirse con tal obligación

¿Cuál es la diferencia entre la factura por computador y la factura de talonario o papel?.

La factura de talonario o de papel es aquella que reúne los requisitos establecidos por los artículos 617, 618 y 618-3 del estatuto tributario. La factura por computador además de los requisitos anteriormente señalados permite al software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas.

¿Quienes utilicen el sistema de facturación por computador, están obligados a conservar una copia física de cada factura que expidan?
Quienes utilicen el sistema de facturación por computador, no están obligados a conservar una copia física de cada factura que expidan.

El adquirente de un bien o servicio se encuentra obligado a recibir la factura?
La obligación de expedir factura conlleva el reciproco derecho de exigirla y recibirla.

¿Debe expedirse factura cuando una persona natural preste servicios profesionales?

Si esta obligada a expedir factura para efectos tributarios la persona que ejerza profesiones liberales o preste servicios inherentes a estas.

¿Las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a expedir factura cuando preste sus servicios?

Las entidades sin ánimo de lucro están en la obligación de expedir factura y conservar copia de la misma, por cada operación que realicen, cuando se encuentren en la situación legal que obliga a expedirla.

¿Cuándo se utiliza las maquinas registradoras PLU, se debe pedir autorización ante la dian para la numeración del tiquete?

La autorización para la numeración no es obligatoria cuando se utiliza las maquinas registradoras PLU, por ser documento equivalente.

¿Para efectos de cumplir con la obligación de expedir factura con el lleno de los requisitos legales, el digito de verificación hace parte del nit?.

El digito de verificación del número de identificación tributaria, corresponde al código asignado por la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas nacionales a cada contribuyente, para efectos de control y por tanto no hace parte de los requisitos de la factura.

¿Cuándo se modifica el nombre o razón social sin que haya variación de la sigla que se utiliza en las facturas o documentos equivalentes, se puede seguir utilizando la facturación autorizada por la dian con anterioridad a la modificación, o se requiere solicitar y expedir nueva autorización y facturación?

La factura o documento equivalente debe indicar la razón social del contribuyente obligado a expedirla, por lo que en aquellos casos de modificación de la razón social, debe solicitarse una nueva autorización de facturación que contenga la nueva razón social, sin perjuicio de la posibilidad de utilizar la anterior facturación autorizada dentro de un plazo prudencial dentro del cual se adelanten los trámites necesarios para implementar la nueva facturación.


¿Existe la obligación de facturar un servicio, que estando gravado es prestado gratuitamente a título de donación?

Toda prestación de servicio debe ser facturada, a menos que las normas prevean una excepción.

¿Una empresa social del estado esta obligada a solicitar autorización para la numeración de la facturación?

Una empresa social del estado no esta obligada a expedir factura sino documento equivalente, por lo tanto no debe solicitar autorización para la numeración de la facturación.

¿Qué consecuencias acarrea para un responsable del régimen simplificado que opta por facturar, el incluir en la factura que pertenece al régimen común?

Incurren en irregularidad sancionable el obligado a expedir factura que no cumpla la totalidad de las disposiciones legales.

¿Las personas jurídicas que se dedican a la construcción de inmuebles pueden sustituir la factura con la escritura publica de compraventa?.

La escritura de compraventa, no sustituye la factura de venta.

¿Hay obligación de expedir facturas en la venta de activos fijos?.

Únicamente cuando el enajenante del activo fijo no sea comerciante, no existe obligación de expedir factura.

¿Como se sanciona a un contribuyente que al expedir factura incumple con los requisitos de estar denominada como factura de venta y apellidos y nombre o razón del vendedor o de quien presta el servicio?

De acuerdo con el tipo de requisito omitido en la factura, puede originarse sanción de clausura del establecimiento o pecuniaria por expedir factura sin requisitos.

¿Al emitir una factura, se causa la retención en la fuente?.

Expedir factura y efectuar la retención en la fuente, son obligaciones fiscales diferentes e independientes


¿El prefijo de la numeración de la facturación por computador debe estar preimpreso o puede ser impreso por el sistema computacional?

El prefijo constituye parte del número de la factura, por lo cual requiere de su preimpresión por medios tipográficos, litográficos o de técnicas similares, o por el sistema cuando se trate de factura por computador.

¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente? ¿Qué beneficios tiene la facturación electrónica? Que diferencia hay entre factura electrónica y factura por computador? Una empresa de transporte puede seguir facturando por computador?

Facturar electrónicamente es optativo; seguridad e integridad en los datos enviados, rapidez en el envió y recibo de mercancías

¿Los productos excluidos del impuesto sobre las ventas deben facturarse?

Si, deben facturarse por el contribuyente o responsable de todas las operaciones que efectúe en desarrollo de su actividad productora de renta

¿Es viable enviar vía fax, a la división de recaudación o a la dependencia que haga sus veces de la administración de impuestos y aduanas correspondiente a la residencia o domicilio fiscal del contribuyente, la solicitud de autorización de la numeración de facturación o de inscripción en el Registro Único Tributario RUT?

No es viable enviar vía fax, a la división de recaudación o a la dependencia que haga sus veces de la administración de impuestos y aduanas correspondiente a la residencia o domicilio fiscal del contribuyente, la solicitud de autorización de la numeración de facturación o de inscripción en el Registro Único Tributario RUT.

¿Cuál es la sanción que procede cuando transcurridos dos años de haber solicitado autorización de la numeración de las facturas, el obligado no informa el o los rangos de numeración que aún no ha utilizado, para su correspondiente habilitación por la administración tributaria?

La sanción que procede por el incumplimiento de los medios técnicos de control establecidos por la dirección de impuestos y aduanas nacionales en desarrollo de las facultades del artículo 684-2 del estatuto tributario es el cierre o clausura del establecimiento, o una sanción equivalente al 1% del valor de las operaciones facturadas en desconocimiento de los medios técnicos de control, cuando no se haya causado perjuicio grave.

¿Cuál es la sanción que procede por la no adopción o el incumplimiento de los sistemas técnicos de control establecidos por la dirección de impuestos y aduanas nacionales?

La no adopción o el incumplimiento de los sistemas técnicos de control establecidos por la dirección de impuestos y aduanas nacionales dará lugar a la aplicación de la sanción de cierre del establecimiento de comercio o de la sanción pecuniaria.

¿Para efectos fiscales, resulta procedente que las empresas se nieguen a recibir facturas cuando han publicado o informado a los proveedores o prestadores de servicios de una fecha máxima de recepción de facturas?

Independientemente de los acuerdos entre particulares sobre fechas límites para la entrega de las facturas, desde el punto de vista fiscal los ingresos deben registrarse y facturarse dentro del período gravable correspondiente a su causación.

¿Una compañía que tiene autorización de la dian para expedir facturas por computador, puede solicitar cambio para facturar por medio de talonario?

Si, una compañía tiene autorización para expedir facturas por computador, por cualquier circunstancia deba dejar de hacerlo, para proceder a facturar por talonario, debe solicitar la autorización de la numeración de las facturas que se van a expedir por dicho medio, cumpliendo la totalidad de los requisitos legales y teniendo presente que no se pueden expedir facturas con numeración duplicada.

¿Las empresas asociativas de trabajo se encuentran obligadas a expedir factura?

Si, las empresas asociativas de trabajo se encuentran obligadas a expedir factura o documento equivalente, por cuanto así lo dispone la ley tributaria.

¿Una persona natural se encuentra obligada a expedir factura?

Para que una persona natural no se encuentre obligada a expedir factura o documento equivalente se requiere que además de vender bienes excluidos del IVA o prestar servicios no gravados no sobrepase los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado.

¿Debe incluirse en la factura la expresión "en reestructuración" cuando el contribuyente ha sido admitido en esta clase de procesos?

No es obligatorio incluir en la factura la expresión "en reestructuración" cuando el contribuyente ha sido admitido en esta clase de procesos, porque no es requisito exigido legalmente.

¿Puede el receptor de una factura, negarse a recibirla argumentando que la misma no contiene el número de la resolución de habilitación de la numeración inicialmente autorizada?

El receptor de una factura puede exigir que la misma cumpla con los requisitos de ley para efectos de la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Sin embargo la no actualización de la autorización de la numeración, responde al incumplimiento de medios técnicos de control, que acarrea sanción para el obligado a facturar, pero no constituye causal para su rechazo por parte del destinatario de la misma.

¿Es obligatorio expedir factura en los retiros de inventario para muestras gratis, obsequios, donaciones, y promociones?

Cualquiera que sea el nombre que se emplee: muestras, obsequios, promociones, o donaciones, el retiro de inventarios por parte de un obligado a expedir facturas en sus operaciones, de un bien sujeto al IVA, conlleva la obligación de la expedición de la factura.

¿Que se requiere para que se considere que una factura es expedida por computador?

Para que se considere que una factura es expedida por computador es necesario que se utilice este medio y que el software permita asociar la identificación del articulo o servicio a la tarifa del IVA correspondiente, en la que interactúen la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a las ventas; por cuanto sin se cumplen las exigencias normativas y no se utiliza un programa bajo los supuestos anteriores no puede considerarse como facturación expedida por computador.

¿Para los efectos de la obligación formal de expedir factura que debe entenderse por profesiones liberales?

Para efectos del deber de facturar, en profesiones liberales deben entenderse como aquellas actividades en las cuales predomina el ejercicio del intelecto, que han sido reconocidas por el estado y para cuyo ejercicio se requiere la habilitación a través de un titulo académico.

¿Qué consecuencia acarrea el tener como soporte de la contabilidad facturas que no cumplen con el lleno de los requisitos legales?

Sin perjuicio de la sanción de clausura del establecimiento de comercio para quien estando obligado expide facturas sin requisitos, no serán procedentes los costos, deducciones e impuestos descontables soportados con facturas que no cumplan los requisitos señalados en la ley.

¿Qué efectos comerciales y tributarios tiene el hecho que un Contribuyente siga adelantando su actividad comercial con las facturas cambiaria de compraventa?

Conforme con el Artículo 652. Sanción por expedir facturas sin requisitos. Quienes estando obligados a expedir facturas, lo hagan sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales a), h) e i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, incurrirán en una sanción del uno por ciento (1%) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de diez millones de pesos ($10.000.000) (valor año base 1998). Cuando haya reincidencia se dará aplicación a lo previsto en el artículo 657 del Estatuto Tributario.
(Inciso modificado Ley 488/98, Art. 73)

¿Se puede a través de un tercero autorizado solicitar la resolución de facturación y a éste se le entrega dicha Resolución?, ¿qué efectos tienen en este caso los principios de Notificación?

El numeral 1.3 del memorando 15 de 2009, relacionado con la recepción de las solicitudes de autorización de numeración de facturación y de autorización de habilitación de numeración no autorizada estipula que:
“La orden Administrativa 008 de 1996, que señala el procedimiento de recepción, revisión, radicación y trámite de las solicitudes de autorización de numeración facturas, de que trata la Resolución 3878 del 28 de junio de 1996 y la Resolución 5709 del 20 de septiembre de 1996, estipula en el numeral 3.3 que la petición de autorización debe ser presentada por los obligados a expedir factura, o su representante o apoderado, en forma personal o por correo certificado, utilizando el formato solicitud de autorización de numeración para facturación.

Los empleados públicos de la DIAN recibirán la solicitud de autorización de facturación directamente del representante legal o apoderado. Cuando la solicitud sea presentada por una persona diferente al representante legal o apoderado, la solicitud se recibirá por el empleado con funciones de gestión de asistencia al cliente, si sobre la misma se realizó presentación personal ante Notaria a fin de garantizar la autenticidad de quien la suscribe.

De tal suerte que si la mencionada solicitud (formato 1302) no es presentada por los obligados a expedir factura, o su representante o apoderado, en forma personal o por correo certificado ante la DIAN, éstos pueden acudir a una Notaria y hacerle presentación personal, garantizando la autenticidad en la suscripción y entregarla por intermedio de otra persona a la Entidad.

La Corte Constitucional en la Sentencia C-012 de 2002 ha dicho que la presentación personal “(…) tiene como finalidad demostrar la existencia del autor del documento y la certeza de su contenido. Gracias a ese reconocimiento, el documento adquiere plena autenticidad y fecha cierta (…)” y en la Sentencia C-562 de 2000 la Corte precisó: “la diligencia de presentación personal del escrito ante juez o notario, es la única manera de darle autenticidad al mismo y, en esa medida, de conocer con certeza que el documento proviene de quien aparece enviándolo (…)".

Queda claro que la presentación personal se predica de la solicitud y no se requiere carta de autorización autenticada para entregar a la DIAN dicho formato, como quiera que de ser así se estaría en contravía de los principios de simplificación de trámites que se promulga en las entidades públicas.

¿Si el contribuyente está facturando por computador, únicamente ajusta el software, o tiene que pedir la habilitación a la Dian, a través de una resolución?

Conforme con la Resolución Número 3878 de 28 de junio de 1.996, en su artículo 2.- Autorización de la numeración de las facturas.

”Las personas o entidades obligadas a expedir factura deberán solicitar autorización de la numeración ante la División de Recaudación o la dependencia que haga su veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente a su residencia o domicilio fiscal, cuando se expidan por medio de talonarios o por computador. Para este efecto, los interesados o sus apoderados deberán presentar la solicitud por intervalos de numeración consecutiva ante la Administración respectiva, ya sea personalmente o por correo certificado.”


¿Si tengo facturas impresas hasta cierto rango, pero he utilizado la mitad, a partir de que rango debo solicitar la nueva numeración?, y estas que no utilicé debo solicitar la correspondiente anulación?

a. El numeral 8° de la circular 00096 de 2008, establece:

“/ ..Los formatos de factura cambiaria de compraventa elaborados con base en la numeración autorizada y que no han sido utilizados se entiende anulados por la entrada en vigencia de la Ley 1231 de 2008.

De lo anterior se infiere, que las facturas elaboradas (impresas) denominadas “factura cambiaria de compraventa” deben ser anuladas por la entrada en vigencia de la Ley 1231; Es de aclarar que la numeración de estos formatos no se podrá imprimir de nuevo (reimpresión). Pues debe ser claro que la numeración de esos formatos anulados no se conservan para las nuevas FACTURAS DE VENTA puesto que ello implicaría incurrir en doble facturación o doble contabilidad, y desde luego se puede pensar que se está incurso en las sanciones establecidas en el artículo 657 del Estatuto Tributario.

b. Frente a la habilitación de la numeración, la Resolución 3878 de 1996 cita lo siguiente:
/… Si transcurridos los dos (2) años de la vigencia de la resolución no se hubiere agotado la numeración autorizada, la nueva resolución reconocerá dicha circunstancia, habilitando la numeración anterior. …/”

Por lo anterior, se aclara que la habilitación no aplica por la entrada en vigencia de la Ley 1231 (01 de Marzo de 2009).

c. Además, el Decreto 4270 de 2008, establece:
/ …A partir del 1º de marzo de 2009, las facturas impresas con la denominación “factura cambiaria de compraventa” que no hayan sido utilizadas se entienden anuladas, sin perjuicio de observar las obligaciones sobre conservación de documentos establecidos en la ley. …/

 
De lo anterior se deduce, que aquellas facturas ANULADAS a partir del 1 de marzo de 2009, se deben conservar ya que se considera como información y pruebas para efectos del control de los impuestos administrados por la DIAN (Art 632 del E. T.)

¿Una persona que compra y paga de contado, debe exigir que la factura diga de venta y no de compraventa?

Conforme con el Artículo 617. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Estar denominada expresamente como
factura de venta.
b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
(Modificado Ley 788 de 2002 articulo 64)
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e) Fecha de su expedición.
f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g) Valor total de la operación.
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria


¿Si tengo facturas cambiarias de compraventa y efectúo la anulación y la nueva solicitud la realizo por correo certificado que se demora de 10 a 15 días, que puedo hacer mientras dura el trámite?

El Representante Legal o su apoderado, se pueden acercar al Punto de ConTacto a solicitar una copia de la solicitud de facturación, que había sido remitida por correo certificado.

¿Cuando el comprador se queda con la copia de la factura, que efectos contables tiene este hecho, para una visita de la Dian, es valido este documento como soporte?

Respuesta: Si el vendedor de bienes o servicios no está interesado en que el soporte de sus ventas se llegue a convertir en un título valor negociable, sino que solo emite sus “facturas de venta” para cumplir así con el requisito fiscal de control de sus ingresos exigido por los artículos 615 y 617 del Estatuto Tributario, entonces en ese caso puede seguir cumpliendo únicamente con lo indicado en el artículo 617 del Estatuto Tributario que le exige entregar el original del documento al comprador de los bienes y servicios y quedarse solo con copias.