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HABILITACIÓN DE CUENTA Y MECANISMO DIGITAL

Fuente: www.dian.gov.co

1. ¿Cómo se habilita la cuenta de usuario?

Para poder hacer uso de los Servicios Informáticos Electrónicos SIE, usted deberá habilitar la cuenta de usuario de acuerdo con el procedimiento descrito en nuestro portal www.dian.gov.co, dando clic en el link de Capacitación / Cartillas Servicios Informáticos Electrónicos / Inducción a los servicios informáticos electrónicos, y leer la cartilla, con especial énfasis en el proceso descrito a partir de la página 30, para ello podrá hacer uso de este vínculo:

2. ¿Quién debe habilitar la cuenta?

Las cuentas de usuario pertenecen a las personas naturales, no a las organizaciones, quien deberá habilitarla será el titular de la cuenta, independientemente de que se cumpla el rol de representante legal, revisor fiscal, contador o cualquier otro rol que implique el cumplimiento de deberes formales por terceros, será la persona actuando a nombre propio quien deberá adelantar el proceso de habilitación de su cuenta de usuario. Para poder habilitarla solo requerirá contar con la inscripción a en el Registro Único Tributario – RUT, si ya se le ha expedido un formulario de emisión de mecanismo digital (formato 10036), deberá surtir el proceso de habilitación no con base en el RUT si no teniendo en cuenta los datos del formulario 10036.


3. ¿Qué vigencia tiene un mecanismo digital?

3 años contados a partir de su descarga.


4. ¿Qué responsabilidades debe tener el representante legal para habilitar la cuenta?

Como requisito para habilitar la cuenta de usuario, no es necesario tener una determinada responsabilidad en el Registro Único Tributario, solamente se requerirá estar inscrito en el RUT, lo que sucede es que para los representantes legales existe la obligación de registrar la responsabilidad código 22. “Cumplir deberes formales a nombre de terceros” vayan o no a habilitar sus cuentas de usuario. Si no tienen registrada dicha responsabilidad, cuando intenten ingresar a los Servicios Informáticos Electrónicos – SIE, a nombre de un tercero persona natural o jurídica al cual representen, el sistema no le permitirá ingresar a nombre de ese tercero toda vez que no ha incluido la responsabilidad 22 en su RUT, pero sí podrá ingresar a nombre propio sin ningún inconveniente.

Esta responsabilidad 22 también aplica para Revisores Fiscales, Contadores y demás personas naturales que deban cumplir deberes formales por terceros.


5. ¿Para bajar los formularios debe habilitar la cuenta de persona natural o a nombre de la empresa?

Es necesario aclarar que los formularios no se “bajan”, se diligencian en línea y posteriormente se generan unos documentos en formato pdf que son los que se llevan al banco para cumplir el deber formal de presentar la declaración. Tenga presente que las cuentas pertenecen a las personas naturales no a las organizaciones, por lo tanto el procedimiento correcto es habilitar la cuenta a nombre propio y posteriormente ingresar a los servicios informáticos a nombre propio o a nombre del tercero persona natural o jurídica por el cual se va a cumplir el deber formal de declarar, para hacer uso del servicio de diligenciamiento virtual para presentación en bancos.


6. ¿Se puede descargar un archivo de mecanismo digital varias veces?

Sólo es posible descargar el archivo de mecanismo digital una vez, bien sea por concepto de emisión o renovación.


7. ¿Qué requisitos debe tener mí equipo para descargar el mecanismo digital?

Basta con que se surta el proceso de “verificar su sistema para firma”, usted deberá ingresar a través de www.dian.gov.co / Servicios Informáticos Electrónicos / Otros servicios / Verificar su sistema para firma, y a través de esta opción usted podrá determinar si su equipo cumple o no con los requisitos mínimos para poder realizar la descarga y hacer uso de su mecanismo digital, para ello podrá hacer uso de este vínculo:



9. ¿Qué beneficios se tiene al descargar el mecanismo digital?

Con la descarga de la firma digital, el cliente podrá optimizar al máximo el uso de los Servicios Informáticos Electrónicos – SIE, no solo podrá presentar y pagar sus declaraciones y las de sus representados de manera virtual, sino que además podrá realizar actualizaciones de su RUT y de los RUT de sus representados a través de los SIE, siempre y cuando dichas actualizaciones no impliquen la supresión o inclusión de responsabilidades o calidades aduaneras en las cuales medie resolución o la modificación de datos de identificación y/o ubicación, además podrá presentar información exógena a nombre propio y a nombre de sus representados, todo lo anterior desde cualquier lugar del mundo, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin necesidad de desplazamientos físicos, ni tendrá que incurrir en gastos producto de la compra de los formularios físicos.


10. ¿Qué diferencias hay entre crear cuenta y habilitar cuenta?

La creación de la cuenta es un proceso que actualmente se está generando de manera automática, por lo tanto, en la gran mayoría de los casos este proceso no deberá surtirse por parte del cliente y se podrá iniciar con el proceso de Habilitación de la cuenta de usuario sin ningún inconveniente, no obstante lo anterior, si cuando se va a iniciar el proceso de habilitación de cuenta el sistema le indica que no existe una cuenta creada para los datos ingresados, será necesario crear la cuenta primero antes de iniciar con el proceso de habilitación.

El proceso de creación de la cuenta se encuentra descrito en nuestro portal www.dian.gov.co, dando clic en el link de Capacitación / Cartillas Servicios Informáticos Electrónicos / Inducción a los servicios informáticos electrónicos, y leer la cartilla, con especial énfasis en el proceso descrito en el literal c) del punto 6. que se encuentra en la página 28, para ello podrá hacer uso de este vínculo:



11. ¿Qué es el mecanismo digital?

Es un archivo de extensión .epf que les permite a nuestros clientes autenticarse ante la DIAN en los eventos en los cuales se prevé el uso dicho mecanismo para cumplir deberes formales y/o sustanciales. Sustituye para todos los efectos la firma autógrafa, en los documentos inherentes a los trámites realizados a través de tales mecanismos por personas naturales que actúen a nombre propio y/o que representen a otra persona natural o jurídica o actúen para la misma, quienes para este efecto se denominarán suscriptores del mecanismo, ofreciendo seguridad para las partes que intervienen.


12. ¿En qué momento se utilizan los códigos de autorización?


Los códigos de autorización son indispensables dentro del proceso de descarga del mecanismo digital, para entender mejor en qué etapa del proceso de activación del mecanismo se deben utilizar dichos códigos, usted deberá revisar el procedimiento descrito en nuestro portal www.dian.gov.co, dando clic en el link de Capacitación / Cartillas Servicios Informáticos Electrónicos / Mecanismo Digital, y leer la cartilla, con especial énfasis en el proceso descrito a partir de la página 7, para ello podrá hacer uso de este vínculo:



13. ¿En qué consiste eso de las tareas?

La tarea se genera al momento de solicitar formalmente el mecanismo, es indispensable dentro del proceso de descarga del mecanismo digital, usted deberá revisar el procedimiento descrito en nuestro portal www.dian.gov.co, dando clic en el link de Capacitación / Cartillas Servicios Informáticos Electrónicos / Mecanismo Digital, y leer la cartilla, con especial énfasis en el proceso descrito a partir de la página 7, para ello podrá hacer uso de este vínculo:


14. Si se olvidó la contraseña, ¿qué debo hacer, a qué dependencia debo acudir?

Para el efecto usted podrá ingresar a través del link “¿Ha olvidado su contraseña?” que se encuentra ubicado en la parte inferior del panel de inicio de sesión para ingresar a los Servicios informáticos Electrónicos – SIE, ingrese por nuestro portal www.dian.gov.co, dando clic en el link de Servicios informáticos Electrónicos y allí podrá ubicar la opción “¿Ha olvidado su contraseña?” en la parte media inferior de la pantalla, para ello podrá hacer uso de este vínculo:


Si surtido dicho proceso no pudo restablecer la contraseña porque no recordó las preguntas secretas, será necesario que se solicite el reseteo de la cuenta de usuario enviando dicha solicitud a través del aplicativo “Comentarios y Quejas” que se encuentra ubicado en nuestro portal www.dian.gov.co como último ítem de la sección “Dian Virtual”.


15. Si se perdió la firma digital y aún no es la fecha de vencimiento, ¿qué debo hacer?

Ante la pérdida, daño o cercanía del vencimiento del mecanismo digital procederá la renovación del mismo, para ello el suscriptor deberá solicitar en cualquier punto de atención de la DIAN, que le sea renovado su mecanismo surtiendo el mismo proceso que adelantó para efectos de la emisión, solo que esta vez el concepto será renovación.


16. ¿Para qué sirve la clave que llega a los correos?

La “clave” la conforman los códigos de autorización que son enviados al correo electrónico que figura en el RUT, si la entrega del mecanismo fue presencial. Si la emisión del mecanismo fue realizado de forma automática, estos códigos se entregan por medio de correo certificado y son indispensables dentro del proceso de descarga del mecanismo digital.

Para entender mejor en qué etapa del proceso de activación del mecanismo se deben utilizar dichos códigos, usted deberá revisar el procedimiento descrito en nuestro portal www.dian.gov.co, dando clic en el link de Capacitación / Cartillas Servicios Informáticos Electrónicos / Mecanismo Digital, y leer la cartilla, con especial énfasis en el proceso descrito a partir de la página 7. Para ello podrá hacer uso de este vínculo:

17. ¿Qué es formulario 10036 y para qué sirve?

El formulario 10036 para el trámite de emisión, renovación y/o revocación del mecanismo digital, es el formato que se le entrega al suscriptor del mecanismo digital al momento de formalizar la solicitud por cualquiera de los tres conceptos cuando este trámite se hace de manera presencial.

Cuando se trata de contribuyentes a los cuales la DIAN les emitió el mecanismo digital de forma automática, los datos del formulario 10036 serán enviados por correo certificado.

Para el caso de la emisión y renovación, los datos allí contenidos serán necesarios para adelantar el proceso de la descarga del mecanismo.

Para entender mejor en qué etapa del proceso de activación del mecanismo se deben ingresar la información contenida en el formulario 10036, usted deberá revisar el procedimiento descrito en nuestro portal www.dian.gov.co, dando clic en el link de Capacitación/Cartillas/Servicios Informáticos Electrónicos/Mecanismo Digital, y leer la cartilla, con especial énfasis en el proceso descrito a partir de la página 7. Para ello podrá hacer uso de este vínculo:

18. ¿Qué requisitos debo tener para que la DIAN me obligue a tener Certificado digital?

La resolución 12761 de diciembre 9 de 2011 contempla el universo de obligados a presentar sus declaraciones de manera virtual haciendo uso del mecanismo digital, además es necesario revisar las resoluciones de información exógena (12423 a 12431de agosto 31 de 2011) que también obligan a cumplir el deber formal de enviar a la DIAN dicha información a través de los Servicios Informáticos Electrónicos – SIE haciendo uso del mecanismo digital.

Si la persona natural o jurídica cumple con los requisitos allí descritos será indispensable que se solicite la emisión de los mecanismos digitales necesarios para cumplir dichos deberes formales a nombre del obligado persona natural o jurídico.

Para consultar la normatividad relacionada deberá remitirse a nuestro portal www.dian.gov.co, dar clic en la pestaña “Normatividad” / Resoluciones / 12761 de diciembre de 2011 y 12423 a 12431de agosto 31 de 2011.

Podrá hacer uso de este vínculo:

19. ¿Cuándo procede la revocación de la firma digital?

Las causales de revocación del mecanismo digital se encuentran descritas en el literal c) del numeral 2° del artículo 3° de la resolución 12717 de diciembre 27 de 2005, a saber:

“(…) c. Revocación: El mecanismo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para firma digital respaldado por certificado digital perderá su validez en las siguientes circunstancias:

i. Por pérdida de la clave privada.
ii. La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le dé un uso indebido.
iii. Por muerte del suscriptor.
iv. Por liquidación de las personas jurídicas, cuando la persona natural que la representa o que actúa para la misma como revisor fiscal o contador no tiene otros obligados a cargo, ni obligaciones a nombre propio.
v. Cuando el suscriptor, una vez termine su vinculación como representante, contador o revisor fiscal en relación con un obligado, no tiene otros representados a cargo y tampoco es obligado a nombre propio.
vi. Por la confirmación de que alguna información o hecho contenido en el certificado digital es falso.
vii. Cuando la clave privada de la entidad o su sistema de seguridad ha sido comprometido de manera material que afecte la confiabilidad del certificado digital.
viii. Por orden judicial o de entidad administrativa competente.
ix. Por vencimiento del período de validez del mecanismo digital sin que se haya renovado.

En las dos primeras circunstancias señaladas en el literal c), el suscriptor está obligado a solicitar la revocación del certificado digital.

En las demás circunstancias procederá la revocación a petición de parte o de oficio, según el caso.

Para la revocación a solicitud de parte, el suscriptor comunica la causa de la misma a través de los servicios telefónicos o de asistencia al cliente de la DIAN y formaliza su solicitud presencialmente en la entidad.

Para la revocación por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cuando establezca una circunstancia que permita revocar de oficio los mecanismos digitales, procederá de conformidad y le comunicará al suscriptor dentro de las 24 horas siguientes. (…)”
 

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